‘꾸미는 보고서’ 줄인다…행안부, AI가 읽기 쉬운 문서로 전환

시범운영서 보고서 작성시간 단축

서술식 문장·항목 표시 표준화

마크다운 보도자료 병행 제공

행정안전부 행정문서 작성 예시. ⓒ행정안전부

행정안전부가 공공부문의 인공지능(AI) 활용도를 높이기 위해 오는 24일부터 AI 친화적 보고서 작성 방식을 실·국장 보고서까지 확대한다. 복잡한 표나 시각적 꾸미기를 줄이고 AI가 문서의 맥락과 구조를 쉽게 파악할 수 있도록 서술형 문장과 단순한 표 구조를 사용하는 방식이다.

행안부는 지난 3월부터 AI가 문서 맥락을 쉽게 이해할 수 있도록 서술형 작성을 권장하고 ‘표 안의 표’ 등 복잡한 양식을 줄이는 가이드라인을 마련해 시범운영했다.

시범운영 결과 직원들이 보고서 편집과 표 작성에 쓰던 시간이 줄었고, AI를 이용한 자료 요약과 발표자료 작성 과정에서 문서 인식 오류도 감소한 것으로 나타났다.

행안부가 배포하는 보도자료도 AI가 쉽게 이해할 수 있는 문서 형식인 마크다운(Markdown) 형태로 병행 제공했다. 지능형 업무관리 플랫폼 ‘온AI’ 적용 범위도 확대하고 있다.

행안부는 시범운영 결과와 AI의 문서 인식 수준을 반영해 기존 가이드라인을 핵심 원칙 위주로 간소화했다. 표와 그림에는 제목과 순서를 표시하고 셀 병합을 단순화해 데이터 구조를 명확하게 만드는 것이 첫 번째 원칙이다.

문서 맥락도 명확하게 바꾼다. 주어와 서술어가 불분명한 개조식 문장 대신 서술식 문장을 쓰고 항목 표시 체계를 통일하는 한편 불필요한 시각적 꾸미기는 줄인다.

실제로 행정문서 작성 예시를 보면 기존 문서는 디자인 표를 활용해 제목과 목차를 꾸미고 하나의 표 안에 추진 절차와 세부 일정을 다시 배치했다. 개선 문서는 추진 배경을 서술형으로 바꾸고 추진 절차와 일정에 각각 제목을 달아 구조를 구분했다.

윤호중 행정안전부 장관은 “AI 친화적 문서 작성은 공무원의 일하는 방식을 근본적으로 바꾸는 행정 혁신이자, 정부 보고서가 AI 활용이 가능한 고품질 텍스트로 전환되는 디지털 혁신”이라며 “앞으로도 정부혁신 주무부처로서 AI 시대에 걸맞은 혁신을 선도해 나가겠다”고 말했다.